- Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données ou « RGPD »),
- la Directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques ou ePrivacy),
- et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite Loi Informatique et Libertés,
(ci-après désignés ensemble comme la « Réglementation applicable »).
Cette politique pourra être mise à jour afin de refléter les évolutions législatives, réglementaires ou internes à FLEXIS, la dernière version applicable étant disponible sur notre site internet : https://flexis-mobility.com
Elle doit être lue conjointement avec notre politique de gestion des cookies, disponible à l’adresse suivante : https://flexis-mobility.com/fr/politique-relative-aux-cookies/.
- Champ d’application de la politique
La présente politique s’adresse à toute personne visitant notre site internet, ainsi qu’à nos prospects et clients, dont les données personnelles sont susceptibles d’être collectées et traitées dans ce cadre par FLEXIS.
Si vous postulez à une offre d’emploi proposée par FLEXIS, veuillez consulter notre politique de protection des données dédiée au recrutement, accessible ici : https://www.smartrecruiters.com/fr/legal/general-privacy-policy/.
- Responsable de traitement
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par FLEXIS sur le site internet https://flexis-mobility.com/, FLEXIS, SAS dont le siège social est au 122-122 bis avenue du Général Leclerc 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT, immatriculé au RCS de Nanterre sous le numéro 911 040 483 (ci-après « FLEXIS » ou « nous »), agit en qualité de responsable du traitement, i.e. l’entité qui définit les objectifs poursuivis et les moyens mis en œuvre pour les traitements de vos données personnelles : est en principe responsable des traitements décrits dans la présente politique.
- Votre point de contact
Une équipe dédiée à la protection des données personnelles veille, en toute indépendance, à ce que l’ensemble des traitements de données à caractère personnel soient conformes à la Réglementation applicable.
Pour toute question, demande d’information ou réclamation concernant les traitements de données réalisés par FLEXIS, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : data.privacy@flexis-mobility.com
Pour toute autre demande relative à nos services, nous vous invitons à contacter notre service relation client via le formulaire prévu à cet effet : formulaire dédié.
Nous nous engageons à traiter vos demandes dans les meilleurs délais et à veiller au plein respect de vos droits. Si, après nous avoir sollicités, vous considérez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) :
- par courrier à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 ;
- ou directement en ligne sur le site de la CNIL : cnil.fr.
- Données personnelles traitées, raisons de leurs traitements et durées de conservation
Nous traitons vos données personnelles uniquement lorsque nous disposons d’une base légale valide et d’un objectif précisément déterminé. Seules les informations strictement nécessaires à la réalisation de ces finalités, ou exigées par la réglementation applicable à notre activité, sont collectées et utilisées.
Le type de données concernées dépend de la nature de vos échanges avec FLEXIS. Pour certains traitements, la fourniture de certaines informations peut être obligatoire. À défaut, il ne nous sera pas possible de vous fournir le service correspondant. Cette obligation est toujours indiquée au moment de la collecte et n’a aucun impact sur la possibilité d’exercer vos droits.
Vos données peuvent être recueillies :
- directement auprès de vous, notamment lorsque vous remplissez un formulaire de contact sur notre site, vous inscrivez à notre newsletter ou participez à des événements professionnels (par exemple, des salons ou conférences) ;
- automatiquement lors de votre navigation sur notre site internet, au moyen de cookies ou autres traceurs déposés sur votre terminal. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre politique relative aux cookies.
Durées de conservations
Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. À l’issue de cette période, elles sont soit supprimées, soit archivées à des fins de preuve pendant les délais de prescription légaux, ou pour satisfaire à certaines obligations légales, notamment comptables et fiscales.
Durant la période d’archivage, vos données ne sont pas utilisées, sauf en cas de contentieux ou pour répondre à une exigence légale. Une fois ces délais expirés, elles sont définitivement supprimées.
| Finalités | Bases légales | Catégories de données | Durées de conservation |
| Effectuer des opérations commerciales (prospection, offres de services, invitations à des événements professionnels) | Consentement | Identité, coordonnées professionnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, entreprise, fonction), centres d’intérêts, autres données fournies lors d’une participation à un jeu ou événement | 3 ans à compter du dernier contact ou retrait du consentement |
| Communiquer notre newsletter et nos actualités (produits, innovations, événements professionnels) | Consentement | Identité, coordonnées professionnelles, fonction, entreprise | Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans après le dernier contact |
| Répondre aux demandes formulées via nos formulaires de contact ou lors d’événements professionnels | Intérêt légitime | Identité, coordonnées professionnelles, contenu du message, entreprise, fonction | 3 ans à compter du dernier contact |
| Organiser et animer nos événements professionnels (salons, essais véhicules, présentations produits) | Consentement / Intérêt légitime | Identité, coordonnées professionnelles, entreprise, fonction, données logistiques (inscriptions, préférences, repas, déplacements) | 2 ans après la fin de l’événement |
| Assurer la sécurité de nos systèmes d’information, prévenir la fraude et les abus | Intérêt légitime / Obligation légale | Identité, données techniques, logs de connexion, adresse IP, informations d’usage du site ou des services | 1 an après la dernière connexion |
- Types de communications que vous pouvez recevoir
Selon la nature de votre relation avec FLEXIS et la base légale applicable, vous pouvez être amené à recevoir différents types de communications de notre part.
- Communications fondées sur votre consentement
Sous réserve de votre accord préalable, vous pouvez recevoir par courrier électronique notre newsletter ainsi que des messages de prospection ou d’information relatifs à nos services et actualités. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chacun de nos messages.
- Communications fondées sur notre intérêt légitime (mécanisme d’opposition)
Si vous ne vous y êtes pas opposé, nous pouvons également vous adresser des communications électroniques, notamment pour répondre à vos demandes de contact ou pour vous transmettre des informations liées à nos activités.
Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à assurer le suivi de nos échanges et la bonne gestion de la relation avec nos utilisateurs.
Dans tous les cas, vous conservez la possibilité de vous opposer à la réception de ces messages à tout moment, soit en utilisant le lien de désinscription intégré à nos courriels, soit en nous contactant à l’adresse électronique indiquée sur notre site internet.
- Destinataires de vos données
L’accès à vos données personnelles est strictement limité aux membres du personnel de FLEXIS qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et dans le respect du principe du besoin d’en connaître.
Certaines de vos données peuvent également être transmises à des tiers, lorsque cela est nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies. Il s’agit notamment de :
- Nos prestataires intervenant pour le compte de FLEXIS dans le cadre de la fourniture de certains services. Ces tiers n’ont accès qu’aux informations strictement nécessaires à l’exécution de leurs missions et agissent conformément à nos instructions contractuelles, dans le respect de la Réglementation applicable.
| Nom du prestataire ou catégories | Activités réalisées |
| Salesforce | Gestion de la relation client (CRM) : suivi des interactions, gestion des demandes des utilisateurs, enregistrement des formulaires et campagnes marketing. |
| OVH | Hébergement du site web et diffusion du contenu. Stockage temporaire de certaines données techniques nécessaires au fonctionnement du site. |
| Cloudflare | Traitement d’adresses IP et métadonnées de navigation pour protéger et optimiser le site. |
| ADVERIS | Analyses marketing et d’optimisation de l’expérience utilisateur sur le site pour le compte exclusif de FLEXIS.
– Accès aux données issues dans les formulaires. – Accès aux données issues des formulaires et aux données issues du cookie de mesure d’audience Matomo. Pour plus d’informations sur les types de données collectées et leur utilisation, veuillez consulter notre politique relative aux cookies |
- Tout tiers, acquéreur, cessionnaire, successeur réel ou proposé, dans le cadre d’une restructuration qui rachèterait en tout ou partie notre organisme ou fusionnerait avec lui, y compris au stade de la négociation.
- Toute autorité, juridiction ou tout autre tiers lorsqu’une telle communication est requise par une loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.
- Nos partenaires « réseaux sociaux » lorsque vous utilisez les boutons applicatifs afférents sur notre site Internet pour nous suivre ou pour partager notre contenu. Ces réseaux reçoivent notamment votre adresse IP ainsi que des informations sur votre navigateur, votre système d’exploitation et des paramètres linguistiques. Ils agissent en tant que responsables de traitement indépendants : pour en savoir plus ou pour toutes questions ou plaintes, veuillez-vous rapporter à leur propre politique.
- Nos partenaires « cookies tiers » lorsqu’ils sont activés sur notre site internet. Pour plus d’informations, veuillez-vous rapporter à notre politique dédiée.
- Transferts de données hors de l’Union européenne
Il peut arriver que nous fassions appel à des prestataires ou partenaires établis en dehors de l’Union européenne, ou appartenant à des groupes dont le siège social se situe hors de l’UE, ou encore qu’eux-mêmes recourent à des sous-traitants situés dans des pays tiers.
Dans de tels cas, nous veillons à ce que tout transfert de données personnelles soit réalisé dans le strict respect de la Réglementation applicable. Ces transferts sont encadrés :
- soit par une décision d’adéquation de la Commission européenne reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui en vigueur au sein de l’Union européenne ;
- soit par la mise en place de garanties contractuelles appropriées, telles que la signature des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
- Droits dont vous disposez et modalités d’exercice
Conformément à la Réglementation applicable en matière de protection des données, vous disposez de plusieurs droits relatifs à l’utilisation de vos données personnelles.
Droit au retrait du consentement
Lorsque le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans justification. Ce retrait n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant cette révocation.
Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles, d’y accéder ou d’en recevoir une copie, ainsi que d’obtenir des informations sur les finalités et modalités de ces traitements.
Droit de rectification
Vous pouvez demander la rectification ou la mise à jour de vos données personnelles lorsqu’elles s’avèrent inexactes ou incomplètes.
Droit d’effacement
Vous pouvez, dans certains cas, demander la suppression de vos données personnelles.
Ce droit peut être exercé notamment :
- si vous retirez votre consentement pour un traitement fondé sur celui-ci ;
- si vous vous opposez à un traitement ;
- si vos données ont été traitées de manière illicite ;
- si vos données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
Droit de limitation
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données, c’est-à-dire leur conservation sans utilisation active, dans certaines situations.
Ce droit peut être exercé, par exemple, lorsque vous contestez l’exactitude des données utilisées, lorsque vous vous opposez à leur traitement ou lorsque vous souhaitez les conserver pour exercer un droit.
Nous pouvons toutefois continuer à traiter vos données si vous y avez consenti, ou si cela est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, à la protection des droits d’autrui, ou pour des motifs importants d’intérêt public.
Droit à la portabilité
Vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou à ce qu’elles soient transmises à un autre responsable de traitement. Ce droit s’applique uniquement lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est réalisé à l’aide de procédés automatisés.
Droit aux directives post-mortem
Vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès (conservation, effacement, communication à un tiers). Ces directives peuvent être générales ou spécifiques, et une personne de confiance peut être désignée pour les exécuter. À défaut, vos héritiers pourront exercer certains droits, notamment le droit d’accès ou d’opposition, dans les conditions prévues par la loi.
Droit d’opposition
Vous avez la possibilité de vous opposer :
- à tout moment, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale ;
- ou, pour des motifs liés à votre situation particulière, à tout traitement fondé sur notre intérêt légitime.
Dans ce dernier cas, nous mettrons fin au traitement concerné, sauf si nous pouvons démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de le poursuivre ou s’il est nécessaire à la défense de nos droits en justice.
Comment exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser une demande par e-mail à : data.privacy@flexis-mobility.com
Pour un traitement facilité, il est recommandé d’indiquer :
- Votre nom complet
- Le type de droit concerné,
- L’étendue de la demande ainsi que les données personnelles auxquelles elle se rapporte
Les demandes sont traitées conjointement par l’équipe en charge de la protection des données personnelles et les équipes opérationnelles concernées.
Nous disposons d’un mois pour accéder à votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes que nous recevons. Le cas échéant, nous vous informerons, sous un mois, de ce report et de ses motifs. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander des informations complémentaires ou une preuve d’identité.